Le carnet de contacts
Centralisez les adresses de vos interlocuteurs et retrouvez-les en un instant lors d'un partage.
Le carnet de contacts rassemble les personnes avec qui vous échangez régulièrement : maîtres d'ouvrage, architectes, bureaux de contrôle, sous-traitants. Il est partagé par toute votre entreprise : un contact ajouté par un collaborateur profite à tout le monde.
Ouvrez le menu et choisissez Contacts.
Qui y a accès ?
Le carnet est réservé aux membres de votre entreprise. Les personnes invitées via un groupe de partage n'y ont pas accès.
Ajouter un contact
Le bouton ouvre le formulaire d'ajout. Seul l'email est obligatoire ; les autres champs vous aident à retrouver la personne plus tard :
- Prénom et nom
- Entreprise
- Téléphone
- Fonction
Si l'adresse existe déjà dans le carnet, Texap ne crée pas de doublon : le contact existant vous est simplement présenté.
À quoi sert le carnet
Suggérer des adresses lors d'un partage
Lorsque vous partagez un document ou un rapport par email, commencez à taper une adresse : Texap vous propose automatiquement les personnes de votre carnet, vos collaborateurs et les membres de vos groupes de partage. Plus besoin de retrouver l'adresse exacte dans votre messagerie.
À l'inverse, si vous saisissez une adresse inconnue, Texap vous propose de l'ajouter au carnet après l'envoi.
Inviter un contact sur vos chantiers
Depuis la fiche d'un contact, l'action « Inviter dans un groupe de partage » permet de lui donner accès à certains chantiers.
Choisir le groupe
Sélectionnez un groupe de partage existant, ou créez-en un nouveau à la volée.
Vérifier les chantiers concernés
Vous pouvez consulter la liste des chantiers déjà partagés avec ce groupe avant de confirmer.
Confirmer
Le contact reçoit son invitation et accède aux chantiers du groupe, sans voir le reste de votre espace.
Dans l'autre sens aussi
Toute personne que vous invitez dans un groupe de partage est automatiquement ajoutée à votre carnet de contacts. Vous n'avez donc rien à ressaisir.
Les entreprises
Les entreprises avec qui vous travaillez ont leur propre page : ouvrez le menu et choisissez Entreprises. Pour chacune, vous pouvez renseigner :
- Son corps d'état (plomberie, électricité, peinture…)
- Ses contacts : Rattacher un contact du carnet pour le lier à l'entreprise, Détacher pour l'en retirer
- Son contact principal, choisi parmi les contacts rattachés
Ces informations servent à l'OPR : le contact principal est pré-coché lors de l'envoi des réserves, et le corps d'état permet à Texap de proposer la bonne entreprise quand vous créez une réserve à partir d'un favori. Elles sont aussi proposées au partage d'un rapport : les contacts de l'entreprise du rapport apparaissent en premier.
Un contact ajouté sans nom (seulement l'email) reçoit automatiquement un prénom et un nom déduits de son adresse, par exemple jean.dupont@... devient Jean Dupont.
Modifier ou supprimer un contact
- Modifier : l'auteur du contact et les managers peuvent corriger ses informations.
- Supprimer : réservé aux managers. Le contact est retiré du carnet de l'entreprise, l'action est définitive.
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